Responsable Administratif Polyvalent - Commune de Merpins H/F - Communes

Au sein des services administratifs de la mairie, vous êtes en charge du suivi quotidien et de l'exécution des dossiers administratifs.
En lien permanent avec la secrétaire générale de Merpins, vous suivez l'exécution du budget, la gestion des salles municipales, l'alimentation des outils de communication et la réception des dossiers d'urbanisme réglementaire.
En autonomie, vous êtes en charge de la gestion de l'état civil, des concessions et de la mise à jour des listes électorales. Vous vous occupez également des inscriptions scolaires et périscolaires, de la gestion du CCAS.
Détachée à 20 % ETP sur la gestion de l'agence postale (le vendredi), vous pouvez également être amenée à remplacer l'agent d'accueil et la secrétaire générale lors de leurs congés.

MISSIONS PRINCIPALES
Gestion des dossiers administratifs :
- Suivi de l'exécution du budget : passation des bons de commande, validation des factures, engagement des titres de recettes, suivi des soldes
- Suivi des assurances de la commune

Service aux usagers :
- Organisation des élections et suivi des listes électorales, recensement de la population
- Réception et suivi des demandes d'urbanisme, instruction des demandes d'occupation du domaine public (en lien avec le service instructeur du Droit des Sols de Grand Cognac)
- Gestion des salles municipales : prise et suivi des réservations, réalisation des états des lieux d'entrée et de sortie, suivi de l'entretien en lien avec les agents de ménage et des services techniques
- Préparation et suivi des actes administratifs liés à l'état civil et au cimetière
- Gestion des inscriptions scolaires et périscolaires
- Réception, instruction et suivi des demandes d'aide au CCAS

MISSIONS ANNEXES
Communication :
- Alimentation des outils de communication externe (site internet, panneaux d'affichage physiques, Panneau Pocket) en lien avec l'élue référente

Accueil du public :
- Binôme de l'agent d'accueil de la mairie, dont remplacement pendant ses congés ou absences
- Tenue de la permanence d'accueil de La Poste et de la borne France Services le vendredi (9h - 16h30)
- Assurer occasionnellement le remplacement de la secrétaire générale pendant ses congés ou absences

Savoirs-faire :
- Respect du cadre et des délais réglementaires des dossiers administratifs
- Savoir gérer la polyvalence et les priorités
- Maîtrise des outils informatiques

Savoirs être :
- Sens de l'organisation et rigueur
- Sens du contact avec le public, qualités relationnelles, sens du service public
- Bonnes qualités rédactionnelles
- Discrétion professionnelle

Savoirs :
- Maîtrise de l'environnement territorial
- Maîtrise des fondements du droit public et du droit des collectivités territoriales
- Connaissance des règles applicables au suivi des finances publiques